Un préalable indispensable, la définition de vos besoins
Pour assurer ses diverses missions (Accès aux soins, gestion coordonnée des parcours, …), l’Equipe de soins spécialisés (E.S.S.) a besoin d’outils facilitant les pratiques coopératives. Avant d’échanger avec les éditeurs et sélectionner vos différentes applications, il est préférable de prendre un temps, pour poser vos besoins fonctionnels en termes d’outils pour :
La prise en charge coordonnée des patients (modalités de requête de l’E.S.S., de gestion des disponibilités et planning des membres, dossier type patient, solution e-parcours)
La réalisation de vos actes/activités (Modes de prise en charge et cas d’usage de télémédecine attendus, besoins de concertations pluridisciplinaires, …)
Le partage de l’information au sein de l’E.S.S. (annuaire, agenda partagés, messagerie sécurisée espace documentaire, …)
L’administration et le pilotage de votre E.S.S. (interopérabilité avec les outils nationaux et/ou régionaux, gestion et suivi de facturation des actes (ou forfaits ex : art. 51), entrepôt de données couplé ou pas à une informatique décisionnelle)
Au-delà des outils métiers listés ci-avant, l’E.S.S. doit également disposer d’outils d’infrastructure permettant aux membres de l’E.S.S. de réaliser les tâches qui leur incombent. Devront également être précisés*, les modalités d’accès de ces outils (postes de travail fixes ou mobiles, prérequis réseau, navigateur web, applications en responsive design, espaces de stockage…) ; les conditions de sécurisation des données de santé (authentification aux applications, traçabilité des accès, conservation, hébergement en datacenter certifié HDS, etc.) et la conformité au RGDP.
* liste non exhaustive
Le schéma suivant a pour objet de vous présenter de manière synthétique, les besoins fonctionnels identifiés pour les l’E.S.S *:
Exemple de besoins autour de la gestion centralisée des demandes d’intervention et de leur suivi :
Un formulaire Web (requête en ligne).
Une gestion des appels téléphoniques (appel reçu sur un numéro unique avec mise en file d’attente des appels).
Un workflow de suivi des demandes et des décisions prises, avec un système de gestion d’alertes et de notification d’événements aux équipes impliquées.
Des fonctionnalités de recherche des professionnels pouvant prendre en charge le patient, faisant intervenir plusieurs critères (dont leur disponibilité et leur géolocalisation).
Exemple de besoins autour des outils de télémédecine :
Téléconsultation +/- assistée - Télé-expertise - Télé-RCP (cancérologie, cardiologie, obésité…)
Besoin de captation, stockage et transmission des données issues d’équipements connectés ( ex : E.C.G., échographes)
Télésuivi à distance des patients et télésurveillance.
Une sélection de partenaires, réfléchie et concertée
Prises briques par briques, généralement des solutions individuelles relativement matures peuvent répondre à la grande majorité de vos besoins. Cependant, il n’existe pas, aujourd’hui, de solution unique répondant à l’ensemble des besoins fonctionnels. Il vous sera donc nécessaire, dès le départ, de faire des choix structurants sur leur nombre, leur positionnement et leurs besoins d’interconnexion. Votre système d’information doit, certes, vous permettre un démarrage rapide de votre E.S.S. mais aussi, être évolutif pour intégrer dans le temps, les différentes fonctionnalités attendues.
Exemple de critères à prendre en compte pour identifier les éditeurs à évaluer
La taille de l’entreprise, ses capacités techniques / financières et sa maturité sur le marché (Ex : start up sans déploiement sur un parc client similaire, volumétrie d’utilisateurs)
Les domaines d’expertises (ex : e-parcours ou télémédecine)
La palette des prestations et services proposées (Téléconsultation seule ou Solution complète de télémédecine)
L’évolutivité de la solution et sa capacité à répondre à vos besoins prioritaires
L’ergonomie et la facilité d’accès à la(es) solution(s) pour les professionnels (requérants et E.S.S.)
Le modèle tarifaire (Facturation basée sur une licence à l’ESS ou dépendant du nombre d’utilisateurs...)
Afin d’y voir plus clair dans ces offres foisonnantes et multi-opérateurs, il est recommandé d’élaborer une grille d’évaluation des éditeurs, permettant une base de lecture commune et objective des différentes réponses.
A l’issue d’une première revue des solutions proposées, vous pourrez ainsi présélectionner 2/3 éditeurs et réaliser des négociations plus précises.
Des choix structurants : Deux outils du système d’informations de l’E.S.S. se dégagent par leur positionnement central et doivent faire l’objet d’attention particulière dans leurs orientations et leurs choix. Ils seront difficilement interchangeables après leur mise en place et utilisation, rendant la sélection des éditeurs particulièrement stratégiques.
L’outil de gestion coordonnée des parcours peut être pensé comme une pièce maîtresse du système d’informations :
Il permet la structuration des prises en charge en parcours, rassemblant les professionnels du cercle de soins du patient (échanges d’informations avec les professionnels au-delà de l’E.S.S.), et positionnant le patient au cœur du dispositif (ex. : accès à son dossier).
Il peut tout à fait s’étendre à d’autres fonctionnalités, comme le dossier patient, la gestion des demandes d’intervention, les agendas, ou encore la base patients et des professionnels, permettant de diminuer le nombre d’outils de l’E.S.S. et donc d’en simplifier son usage.
Les fonctionnalités indispensables de la solution e-parcours
La plateforme de télémédecine est utilisée quotidiennement par l’équipe soignante, et de, manière régulière, directement avec le patient ou des professionnels en dehors de l’E.S.S. Elle doit donc impérativement être très ergonomique et très performante (notamment vis-à-vis des aléas des réseaux mobiles et Internet afin de diminuer au maximum les problématiques de fracture numérique). Elle doit par ailleurs être grandement paramétrable pour s’adapter à de grands nombres de types d’actes et de documents échangés.
La place des dynamiques e-santé régionales à trouver
Les GRADeS ou Groupement Régional d’Appui au Développement de la e-Santé conduisent et animent le déploiement de solutions e-santé, en collaboration avec les Agences Régionales de Santé (ARS). Leur mission principale est d’accompagner l’ensemble des professionnels du sanitaire, du médico-social et du social d’une région dans leur transformation numérique. Les dynamiques et outils étant différents selon les régions, Les GRADeS sont en mesure de vous apporter tout ou partie des solutions numériques répondants aux besoins de l’E.S.S. Après validation de votre projet d’E.S.S. avec l’ARS, n’hésitez pas à prendre contact avec eux pour évaluer la maturité de leurs solutions.
Bien réussir le déploiement des outils numériques
Que ce soit avec un éditeur ou le GRADeS de votre région, une compréhension partagée de vos besoins (modélisation des parcours, description du workflow de prise en charge de l’ESS, définition des critères d’évaluation, cas d’usage de télémédecine, ..) est indispensable pour garantir un déploiement réussi de votre Système d’information. Il ne faut pas minimiser le travail préparatoire aux paramétrages des outils sélectionnés.
De même, quelques conseils pour promouvoir une appropriation rapide des outils et lever les freins à leur utilisation :
Dès les travaux préparatoires, associez le plus possible les futurs utilisateurs des plateformes
La formation des utilisateurs est indispensable. Organisez-la pour l’équipe salariée de l’ESS mais également pour les intervenants professionnels de santé médicaux et paramédicaux
Des outils de communication spécifiques, de type tutoriels, ainsi que des sessions d’informations ou webinaires, faciliteront la prise en main des utilisateurs plus ponctuels comme les requérants
Envie d’en savoir plus pour construire le système d’information de votre E.S.S. ?
Ecoutez le témoignage du Dr David BENSOUSSAN, fondateur de la société ROFIM
Ecoutez le témoignage du directeur du GRADeS GCS SARA Bertrand PELLET
Contactez-nous : direction@ethicare.fr – 06 74 49 45 64
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